Nâng cao tiêu chuẩn quản lý sản phẩm: Tạo ảnh hưởng khi không có quyền hạn với Sean Donahoe

Với tư cách là Quản lý sản phẩm kỹ thuật, còn được gọi là Quản lý sản phẩm-kỹ thuật (PMT) tại Amazon, bạn hiểu rằng vai trò lãnh đạo không chỉ giới hạn ở những người có cấp dưới trực tiếp. Khả năng tạo ảnh hưởng mà không cần quyền hạn trực tiếp là một kỹ năng có thể tác động đáng kể đến những đóng góp, thành tích và lộ trình sự nghiệp của bạn.

Trong toàn ngành quản lý sản phẩm, những chuyên gia có ảnh hưởng lớn nhất là những người có thể thúc đẩy sự thay đổi và thống nhất giữa các nhóm, ngay cả khi không có quyền hạn chính thức. Trong bài viết này - bài viết thứ hai trong loạt bài Nâng cao tiêu chuẩn quản lý sản phẩm - Sean Donahoe, Giám đốc công nghệ nhà xuất bản tại Amazon Ads, chia sẻ các chiến lược thiết thực giúp bạn phát triển khả năng này.

Vai trò của PMT đã phát triển đáng kể qua nhiều năm. Mặc dù chuyên môn kỹ thuật vẫn rất quan trọng nhưng khả năng tạo ảnh hưởng và thống nhất các bên liên quan khác nhau cũng trở nên quan trọng không kém. Như Sean đã chỉ ra: "Ngay cả với tư cách là Lãnh đạo phụ trách một bộ phận hay sản phẩm, bạn vẫn phải phụ thuộc rất nhiều vào nhiều đội ngũ. Bạn vẫn phải phối hợp với bộ phận bán hàng, pháp lý, tiếp thị và tất cả các nhóm đối tác này”.

Thực tế này nhấn mạnh sự cần thiết của việc các PMT phải phát triển các kỹ năng tạo ảnh hưởng mạnh mẽ, bất kể vị trí của PMT trong hệ thống tổ chức. Sean cho biết: “Tại Amazon, nhiều PMT cấp cao và PMT chính của chúng tôi là những người đóng góp cá nhân, điều này giúp họ tập trung hoàn toàn vào việc cung cấp các sản phẩm chú trọng đến khách hàng. Chúng tôi nhận thấy rằng các nhà quản lý sản phẩm đôi khi phải đối mặt với những thách thức trong việc thúc đẩy các sáng kiến mà không có quyền hạn chính thức, nhưng chúng tôi tin rằng đây là cơ hội để phát triển các kỹ năng lãnh đạo quan trọng”.

Tạo ảnh hưởng khi không có quyền hạn chính là tận dụng chuyên môn, mối quan hệ và kỹ năng giao tiếp của bạn để thúc đẩy sự thay đổi và thống nhất. Điều quan trọng là hiểu được động cơ và nhu cầu của các bên liên quan, xây dựng tầm nhìn hấp dẫn và nuôi dưỡng lòng tin để truyền cảm hứng cho mọi người ủng hộ sáng kiến

của bạn.

Khi trau dồi kỹ năng tạo ảnh hưởng của mình, bạn có thể:

• Đẩy nhanh lộ trình cung cấp sản phẩm bằng cách thống nhất các đội ngũ liên chức năng
• Đảm bảo các nguồn lực và sự đồng thuận cần thiết để biến ý tưởng của bạn thành hiện thực
• Khẳng định bản thân là người đóng góp chiến lược, ngay cả khi không có cấp dưới trực tiếp
• Nâng cao uy tín và danh tiếng của bạn trong tổ chức

Vậy làm thế nào để hiệu quả hơn trong việc tạo ảnh hưởng khi không có quyền hạn? Dưới đây là những chiến lược đã được chứng minh của Sean mà anh đã trau dồi trong hơn một thập kỷ tại Amazon:

• Xây dựng lòng tin và mối quan hệ.
  Việc giành được lòng tin chính là nền tảng của sức ảnh hưởng có hiệu quả và Sean nhấn mạnh sự cần thiết phải “chú trọng đến đối tác”. Anh cho biết: “Hãy dành thời gian tìm hiểu các bên liên quan, những ưu tiên của họ và những thách thức mà họ phải đối mặt. Đôi khi những mối quan hệ này phải mất nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm để xây dựng”. Thành công trong việc xây dựng lòng tin đòi hỏi khả năng đồng cảm sâu sắc và mong muốn tìm hiểu về đối tác cũng như hiểu được quan điểm và động cơ cá nhân của họ; bằng cách này, bạn có thể tôn trọng cách tiếp cận của họ đối với các tình huống khác nhau, ngay cả khi cách tiếp cận của họ không giống với của bạn. Sean khuyên nên xây dựng lòng tin “trước khi có bất kỳ xung đột nào phát sinh”.
  
  Song song với việc xây dựng mối quan hệ sâu sắc là sự cần thiết phải xây dựng nhiều mối quan hệ. Một chiến thuật mà Sean khuyến nghị là kỹ thuật lập bản đồ các bên liên quan. “Hãy lập bản đồ không chỉ về bên liên quan chính mà còn về tất cả những người xung quanh họ—người quản lý, đồng nghiệp và cấp dưới trực tiếp của họ. Hãy đảm bảo rằng bạn cũng đưa những người này tham gia vào cuộc hành trình. Điều chỉnh cách tiếp cận và thông điệp của bạn cho phù hợp với từng cá nhân trên bản đồ”.
• Xây dựng một tầm nhìn hấp dẫn.
  Cẩn thận xây dựng định hướng và chiến lược dài hạn cho các sản phẩm của bạn để xây dựng một tầm nhìn rõ ràng, hấp dẫn, gây được ấn tượng với các bên liên quan ngay từ đầu và về lâu dài. Sean cho rằng tầm nhìn chiến thắng phải “phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của tổ chức và sử dụng kỹ thuật kể chuyện để khiến tầm nhìn trở nên đáng nhớ”. Ông cũng khuyên rằng tầm nhìn cần được truyền đạt một cách nhất quán trên nhiều diễn đàn khác nhau, “để sau này khi bạn cần tạo ảnh hưởng đến họ, thì tầm nhìn này đã ăn sâu vào trí óc, vào văn hóa và vào lộ trình của họ rồi”.
• Sử dụng các mô hình tư duy.
  Mô hình tư duy là những lời giải thích đơn giản về cách thức hoạt động của vạn vật. Mô hình này định hình quan điểm của chúng ta về thực tại, tín ngưỡng và thái độ của chúng ta cũng như cách chúng ta tương tác với thế giới xung quanh. Mỗi tổ chức đều có những mô hình tư duy riêng để hỗ trợ cách thức hoạt động của tổ chức đó; tại Amazon, một trong những mô hình hoặc khuôn khổ tư duy quan trọng của chúng tôi là văn hóa Ngày 1 của chúng tôi. Để thống nhất quan điểm của mọi người, Sean khuyên bạn nên làm quen với các khuôn khổ tổ chức và áp dụng những khuôn khổ này một cách chiến lược trong các hoạt động tương tác mà bạn cần tạo ảnh hưởng. “Sử dụng khuôn khổ như một ngôn ngữ chung để lthống nhất các bên liên quan của bạn”.
• Tận dụng các cơ chế thống nhất liên tục.
  "Việc duy trì sự thống nhất lâu dài có thể là một thách thức. Hãy sử dụng nhiều cơ chế khác nhau để khiến các bên liên quan của bạn luôn tham gia và có cùng quan điểm”. Sean khuyên bạn nên thiết lập các nguyên tắc rõ ràng cho các dự án của mình, tổ chức các cuộc họp thống nhất định kỳ và sử dụng dữ liệu và chỉ số để theo dõi tiến độ với góc nhìn khách quan và duy trì sự đồng thuận. Ông cũng khuyên rằng bạn có thể sử dụng Nguyên tắc lãnh đạo của Amazon để hỗ trợ những cuộc hội thoại này. Những nguyên tắc này đóng vai trò cốt lõi trong cách chúng tôi làm việc tại Amazon nhưng có thể có giá trị ở bất kỳ tổ chức nào.
• Nắm vững nghệ thuật chuyển lên cấp trên.
  Cuối cùng, việc biết trường hợp và cách để chuyển vấn đề lên cấp trên là một kỹ năng quan trọng đối với PMT ở mọi cấp độ. Sean khuyên bạn nên chuyển lên cấp trên với tư duy giải quyết vấn đề thay vì coi đó là giải pháp cuối cùng. “Xác định rõ ràng nguyên nhân gốc rễ của tình trạng sai lệch, chuẩn bị bản tóm tắt ngắn gọn về vấn đề và đưa ra các phương án giải quyết chứ không chỉ nêu vấn đề”.

Khi trau dồi những kỹ năng tạo ảnh hưởng này, bạn có thể nhận thấy rằng vai trò của mình sẽ phát triển từ một PMT thành một cố vấn đáng tin cậy trong toàn tổ chức của bạn. Các bên liên quan sẽ tin tưởng vào chuyên môn, khả năng giải quyết những thách thức phức tạp và cam kết mang lại những kết quả có ý nghĩa của bạn.

Sự thay đổi về nhận thức này có thể mở ra những cơ hội mới để bạn đóng góp ở cấp độ chiến lược, mở rộng phạm vi ảnh hưởng và cuối cùng là hỗ trợ sự thành công của sản phẩm và hoạt động kinh doanh rộng lớn hơn.

Như đã thảo luận trong bài viết này, việc tạo ảnh hưởng mà không cần quyền hạn là kỹ năng quan trọng đối với tất cả các PMT. Như Sean Donahoe nhấn mạnh: "Khi phát triển khả năng tạo ảnh hưởng, bạn có thể mở khóa năng lực thúc đẩy thay đổi, thống nhất các đội ngũ liên chức năng và mang lại kết quả vượt trội, ngay cả khi không có quyền lãnh đạo chính thức”.

Bài viết tiếp theo về Nâng cao tiêu chuẩn quản lý sản phẩm của chúng tôi sẽ khám phá cách xây dựng chiến lược sản phẩm.